第一章 总则

第一条 为加强档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为南京农业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）发展服务，特制定本制度。

第二条 基金会接受上级部门文件与发放文件，要统一由秘书处备案登记，及时收发，及时登记。

第三条 上一年度所有档案应于次年六月前整理归档，由基金会秘书处指定专人负责管理和保存。

第四条 调阅存管文件资料与撰写中的文件，须秘书长批准后方可调阅，并严格办理手续。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可在基金会相关场所进行查阅。

第五条 基金会各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带离基金会办公室。所有工作人员都负有对项目资料和设计中的项目方案予以保密的义务。

第六条 基金会各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第二章 文件材料的收集管理

第八条 本基金会印发的文件正本与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。

第九条 本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办理归档手续。

第三章 归档范围

第十条 本基金会各类工作计划、总结、年度报告、财务预决算、投资理财资料、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十一条 重要的会议（基金会理事监事会议、社会资源工作推进会等）材料，包括会议策划方案、通知、议程、报告、提案、总结、决议、会议纪要、记录等。

第十二条 相关部门发来的与基金会相关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十三条 本基金会所有项目从策划、募资、协议、立项、审批、公示、实施、结项、审计、反馈、总结等的完整资料。

第十四条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十五条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的照片、录音、录像等。

第四章 附则

第十六条 本制度自公布之日起执行，由南京农业大学教育发展基金会负责解释、修订。

南京农业大学教育发展基金会

二〇二三年十一月