第一章
总则
第一条 为加强档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为南京农业大学教育发展基金会（以
下简称“基金会”）发展服务，特制定本制度。
第二条 基金会接受上级部门文件与发放文件，要统一由秘书处备案登记，及时收发，及时登记。
第三条 上一年度所有档案应于次年六月前整理归档，由基金会秘书处指定专人负责管理和保存。
第四条 调阅存管文件资料与撰写中的文件，须秘书长批准后方可调阅，并严格办理手续。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可在基金会相关场所进行查阅。
第五条 基金会各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带离基金会办公室。所有工作人员都负有对项目资料和设计中的项目方案予以保密的义务。
第六条 基金会各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。
第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第二章
文件材料的归档
第八条 本基金会印发的文件正本与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处办公室统一收集管理。
第九条 本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办公室办理归档手续。
第十条 本基金会文件档案包括各类工作计划、总结、年度报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；重要的会议（基金会理事
监事会议、社会资源工作推进会等）材料；相关部门发来的与基金会相关的决定、条例、规定、批复等文件材料；基金会项目募资、协议、立项、审批、公示、实施、结项、审计、反馈、总结等的完整资料；基金会对外发文与有关单位来往的文件；基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的照片、录音、录像等。
第三章
会计档案的归档
第十一条 会计档案是指会计凭证、会计帐(含备查帐)、银行对账单和财务报告等会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要原始资料和证据。包括会计凭证类:原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他
会计账簿;财务报告类:月度、年度财务报告，包括会计报表、财务情况说明、年度财务报告等;审计报告类:年度审计报告、重大项目专项
审计报告、换届、离任审计报告;其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表会计档案保管清册、会计档案移交清册及其他应
当保存的会计核算专业资料等。
第十二条 会计档案具体管理工作由基金会项目部负责，每年形成的会计档案，及时整理归档，装订成册，编制会计档案管理清单，保
证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第十三条 会计档案由项目部指定专门人员在专门地点负责保管，出纳人员不得兼管会计档案的保管。保管地点应具备完善的防潮、防
霉、防蛀、防火、防盗等条件。
第十四条 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
第十五条 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员
逐一接收。
第十六条 凡需借阅会计档案人员，须经财务负责人或理事长批准后，方可办理调阅手续。借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不
得拆散原卷册，更不得抽换；不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经财务负责人或理事长批准；需要复印会计档案的，须经财务负责
人批准。
第十七条 会计档案保管期满，需要销毁时由基金会秘书处提出销毁清单，编制会计档案销毁清册，报经理事长批准，经档案相关部门共同鉴定后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证应单独抽出，另行立卷，由基金会项目保管到结清债权、债务时为止。
第十八条 按规定销毁会计档案时，应由档案主管部门和基金会共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，
在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告理事长。
第四章
附则
第十九条
本制度自公布之日起执行，由南京农业大学教育发展基金会负责解释。
南京农业大学教育发展基金会
二〇二三年十一月
